Rechnung aus Word als PDF exportieren – für professionelle Rechnungsstellung
Rechnungen sollten als PDF versendet werden – für professionelles Erscheinungsbild, unveränderlichkeit und GoBD-Konformität. WikiPlus konvertiert Word-Rechnungsvorlagen schnell und kostenlos in professionelle PDF-Rechnungen, vollständig lokal und datenschutzkonform.
Warum Rechnungen als PDF und rechtliche Anforderungen
Eine Rechnung muss in Deutschland bestimmte Pflichtangaben enthalten (§ 14 UStG): vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Netto-Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto-Betrag. Für die Aufbewahrung gilt die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Elektronisch erstellte und versendete Rechnungen gelten als GoBD-konform, wenn sie unveränderlich gespeichert werden. PDF-Rechnungen sind dafür ideal, da PDFs in der Regel nicht einfach editierbar sind. Für die Steuerbehörden muss die Rechnung in einem Format vorgelegt werden können, das über 10 Jahre lesbar ist. PDF ist ein stabiles, langlebiges Format, das dieser Anforderung optimal entspricht.
Rechnungsvorlage in Word erstellen und als PDF exportieren
Eine gute Word-Rechnungsvorlage spart Zeit und gewährleistet konsistente Gestaltung. Erstelle einmal eine professionelle Vorlage mit allen Pflichtangaben als Platzhalter. Für jede neue Rechnung: Kopieren, Daten einsetzen, als PDF exportieren. Export-Prozess: Endgültige Überprüfung aller Pflichtangaben. Dann WikiPlus Word-zu-PDF öffnen, Datei hochladen, konvertieren, herunterladen. Die PDF-Rechnung ist fertig für den Versand. Benennungsschema für Rechnungen: RECHNR_JJJJ-MM-TT_Kundenname.pdf (z.B. RE0042_2026-05-12_MusterGmbH.pdf). Das ermöglicht chronologische Sortierung und einfaches Auffinden bei Bedarf.
Archivierung von PDF-Rechnungen nach GoBD
Nach der GoBD müssen digitale Belege unveränderlich und jederzeit lesbar archiviert werden. PDF-Rechnungen, die lokal gespeichert werden, erfüllen diese Anforderungen grundsätzlich. Für eine GoBD-konforme Archivierung empfiehlt sich zusätzlich: Ein revisionssicheres Archivierungssystem oder ein DMS. Falls du kein professionelles System nutzt, zumindest ein klarer Ordnerstruktur, regelmäßige Backups und keine Nachbearbeitung der archivierten PDFs. Wichtig: Wenn eine Rechnung korrekt als PDF exportiert und gespeichert ist, darf sie danach nicht mehr verändert werden. Korrekturen erfolgen durch eine Stornorechnung und eine neue Rechnung, nicht durch Änderung der originalen PDF-Datei.
E-Rechnungen und ZUGFeRD: Zukunft der Rechnungsstellung
Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich (unter bestimmten Bedingungen). Das EU-Standardformat für E-Rechnungen heißt EN 16931, in Deutschland oft als XRechnung oder ZUGFeRD implementiert. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML. Es ist gleichzeitig lesbar für Menschen (als PDF) und maschinenlesbar (als XML). WikiPlus erzeugt normales PDF/A, kein ZUGFeRD – für die vollständige E-Rechnungslösung sind spezialisierte Tools wie Lexoffice, FastBill oder DATEV notwendig. Für Freiberufler und kleine Unternehmen: Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Im B2B-Bereich gibt es Übergangsfristen. Informiere dich über die aktuellen Regelungen für dein Unternehmen beim Steuerberater.