Retranscrire un entretien d'embauche ou RH enregistré
Les entretiens d'embauche et les entretiens annuels enregistrés contiennent des données personnelles et professionnelles hautement sensibles. Les transcrire via un service cloud expose ces données à des risques de confidentialité incompatibles avec le RGPD. Le Transcripteur Audio de WikiPlus offre une alternative totalement locale : la transcription s'effectue dans votre navigateur, sans aucun transfert de données vers un serveur externe. Les équipes RH, les cabinets de recrutement et les managers peuvent ainsi bénéficier de transcriptions automatiques sans compromettre la confidentialité des échanges.
RGPD et transcription des entretiens RH
En droit français et européen, les enregistrements d'entretiens d'embauche contiennent des données personnelles au sens du RGPD : voix, opinions, informations sur la vie personnelle et professionnelle du candidat. Leur traitement doit respecter les principes de minimisation des données et de limitation des finalités. Transmettre ces enregistrements à un service cloud de transcription constitue un partage avec un sous-traitant nécessitant un accord de traitement des données (DPA). La transcription locale avec WikiPlus évite ce partage entièrement : aucune donnée personnelle ne sort de votre organisation. C'est l'approche la plus conforme au RGPD pour les besoins de transcription RH. Les DPO d'entreprise recommandent généralement les outils à traitement local pour les données de ressources humaines.
Utilisation pratique pour les recruteurs
Le processus de recrutement implique souvent de nombreux entretiens dans un délai court. La transcription automatique aide les recruteurs à documenter rapidement chaque échange sans passer des heures à rédiger des notes. Workflow pratique : enregistrez l'entretien avec l'accord du candidat (obligation légale), exportez en MP3, transcrivez avec WikiPlus, corrigez les noms et termes métier dans la transcription, utilisez la transcription comme base du compte rendu d'entretien structuré. Ce workflow réduit le temps de documentation de 60 à 80 % par rapport à la prise de notes manuelle. Les transcriptions permettent également une consultation ultérieure objective, utile lors de la délibération entre plusieurs candidats ou en cas de contestation.
Entretiens annuels et bilan de compétences
Les entretiens annuels d'évaluation et les bilans de compétences sont des conversations riches qui méritent d'être documentées précisément. La transcription automatique garantit qu'aucun engagement ou engagement réciproque n'est oublié. Les managers qui conduisent de nombreux entretiens annuels (10 à 30 par an) gagnent un temps considérable en transcrivant puis structurant plutôt qu'en rédigeant manuellement. La transcription WikiPlus fournit le texte brut ; le manager l'enrichit ensuite avec ses observations, les objectifs fixés et le plan de développement. Ce document structuré est plus complet et plus défendable qu'un résumé manuscrit en cas de contestation ultérieure.
Archivage et conservation des transcriptions RH
La durée légale de conservation des données de recrutement en France est de deux ans maximum après la fin du processus de recrutement (délai de prescription des actions en discriminations). Pour les entretiens annuels, la durée de conservation recommandée est de cinq ans. Après transcription avec WikiPlus, stockez les fichiers TXT sur votre serveur interne ou votre espace OneDrive/SharePoint d'entreprise, avec des droits d'accès restreints aux personnes habilitées (manager direct, DRH). Nommez les fichiers avec un identifiant anonymisé plutôt que le nom du candidat si possible (par exemple 'Entretien_2026_05_12_REF123.txt' plutôt que 'Entretien_Dupont_Jean.txt'). Cette pratique réduit les risques en cas de violation de données.
Questions fréquemment posées
- Doit-on informer le candidat de l'enregistrement de l'entretien ?
- Oui, en France. L'enregistrement d'une conversation à l'insu de l'interlocuteur est illégal et constitue une atteinte à la vie privée (article 226-1 du Code pénal). Informez le candidat au début de l'entretien et obtenez son accord explicite. Précisez également comment la transcription sera utilisée et conservée, conformément au RGPD.
- La transcription peut-elle être utilisée comme document officiel ?
- La transcription automatique n'a pas de valeur juridique équivalente à un procès-verbal légalement certifié. Elle peut servir de base pour un compte rendu d'entretien officiel que le manager rédige et signe. En cas de litige, c'est le document officiel signé qui fait foi, pas la transcription brute. La transcription est un outil de travail, pas un document légal en soi.
- Peut-on distinguer automatiquement les propos du recruteur et du candidat dans la transcription ?
- Le Transcripteur Audio WikiPlus ne réalise pas de diarisation automatique (attribution à chaque locuteur). Le texte transcrit est un flux continu. Pour distinguer les locuteurs, vous devez identifier manuellement les changements de voix en vous aidant des horodatages. Des outils spécialisés comme Pyannote Audio peuvent être ajoutés en post-traitement pour automatiser cette diarisation.